Dernière mise à jour : 25 septembre 2026

 

Le Royaume de Ruby (ci-après « nous », « notre » ou « l'organisme ») accorde une importance capitale à la protection de la vie privée et des renseignements personnels des visiteurs de son site web, de ses donateurs, de ses bénévoles et des familles qui font appel à ses services.

 

La présente politique de confidentialité explique de manière transparente comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos informations, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels au Québec.

 

1. Quelles informations nous recueillons

Dans le cadre de nos activités d'aide communautaire, de financement et de gestion, nous pouvons être amenés à recueillir les types de renseignements suivants:

 

Informations d'identification et de contact : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse résidentielle.

 

Informations relatives aux demandes d'aide : données concernant la composition de la famille (ex.: nombre d'enfants, âges) et informations de base justifiant l'admissibilité à nos programmes de soutien (paniers de Pâques, Sapin de joie, etc.).

 

Informations de paiement et de don : données transactionnelles lorsque vous effectuez un don ou participez à nos activités de financement (via nos plateformes sécurisées partenaires).

 

Informations techniques : données de navigation collectées automatiquement par les témoins (cookies) lors de votre visite sur notre site web (adresse IP, type de navigateur, pages consultées).

 

2. Comment nous recueillons les informations

Nous recueillons vos renseignements personnels de manière transparente et uniquement lorsque vous nous les fournissez volontairement, notamment lorsque:

 

• Vous remplissez un formulaire en ligne sur notre site web (demande d'aide, inscription aux paniers de Pâques, Sapin de joie, inscription de bénévoles ou au tournoi de golf).

• Vous communiquez directement avec nous par courriel (noelroyaumederuby@gmail.com) ou par téléphone.

• Vous effectuez un don financier en ligne ou participez à nos activités.

• Vous naviguez sur notre site web (collecte automatique de données de navigation et statistiques).

 

3. Pourquoi nous recueillons les informations

La collecte de vos renseignements personnels est indispensable pour la mission du Royaume de Ruby. Nous les utilisons exclusivement aux fins suivantes :

 

Traiter vos demandes de services et d'aide : Évaluer l'admissibilité et coordonner la distribution des paniers de Pâques, des cadeaux du Sapin de joie ou d'autres programmes d'aide aux familles.

 

Gérer les inscriptions et la participation : Coordonner nos événements (tournoi de golf, activités de financement) et gérer notre banque de bénévoles.

 

Traiter les dons : Émettre des reçus fiscaux (le cas échéant) et assurer le suivi de la comptabilité de l'organisme.

 

Communiquer avec vous : Répondre à vos questions, vous transmettre des informations relatives à nos services ou à nos actualités.

 

Améliorer notre site web : Analyser la fréquentation du site pour optimiser l'expérience des utilisateurs.

 

4. Avec qui nous partageons les informations

La protection et la confidentialité de vos données, en particulier pour les familles demandeuses d'aide, sont notre priorité absolue.

 

Caractère strictement confidentiel : Les informations personnelles des familles sont traitées de manière strictement confidentielle. Elles ne sont jamais vendues, louées ou partagées à des fins commerciales ou publicitaires.

 

Accès restreint : Seuls les membres autorisés du Conseil d'administration et les personnes désignées du Royaume de Ruby ayant un besoin légnes d'y accéder dans le cadre de leurs fonctions peuvent consulter ces dossiers.

 

Fournisseurs de services tiers : Nous pouvons faire appel à des fournisseurs de confiance pour l'hébergement de notre site web ou la gestion de formulaires sécurisés (ex. : plateformes de dons en ligne). Ces tiers sont tenus de respecter la confidentialité de vos données et ne peuvent les utiliser à d'autres fins.

 

Obligation légale : Nous pourrions divulguer vos informations si la loi l'exige ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité du Royaume de Ruby.

 

5. Où sont stockées les informations

Les renseignements personnels que nous recueillons sont hébergés et stockés sur des serveurs sécurisés situés au Canada ou dans des juridictions offrant des standards de protection des données rigoureux et conformes aux exigences de sécurité en vigueur.

 

6. Combien de temps nous conservons les informations

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement le temps nécessaire pour accomplir les objectifs pour lesquels ils ont été collectés, ou pour satisfaire à nos obligations légales, fiscales ou comptables.

 

Les dossiers de demandes d'aide et les listes d'inscription saisonnières (Pâques, Noël) sont détruits ou anonymisés de manière sécurisée une fois la période de l'événement et de la reddition de comptes complétée, à moins d'un consentement explicite pour un suivi futur.

 

7. Comment nous protégeons les informations

Nous mettons en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques rigoureuses pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie ou la modification. Cela inclut l'utilisation de mots de passe robustes, de connexions cryptées (HTTPS) et de protocoles de gestion d'accès restreints aux documents sensibles.

 

8. Vos droits concernant vos renseignements personnels

Conformément aux lois applicables, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification ou de retrait de vos renseignements personnels. Si vous souhaitez consulter les informations vous concernant, les faire modifier ou retirer votre consentement à leur utilisation, vous pouvez communiquer avec nous en tout temps à l'adresse courriel suivante: noelroyaumederuby@gmail.com.

 

9. Modifications ou mises à jour de la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier ou de mettre à jour la présente politique de confidentialité à tout moment pour refléter l'évolution de nos pratiques ou pour nous conformer aux changements législatifs. Toute modification sera publiée directement sur cette page avec la date de mise à jour révisée. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

 

Cette politique de confidentialité doit idéalement figurer dans le bas de page (pied de page ou footer) de toutes les pages de votre site web, sous la forme d'un lien cliquable.